Подборка наиболее важных документов по вопросу необходимости печати фондовых книг (например, нормативно-правовых актов, форм, статей, экспертных заключений).
Судебная практика
Выбор решения 2022: Статья 6: «Условия утверждения электронных документов, подписанных электронными подписями, равнозначны документам, подписанным равнозначными документами, подписанными равнозначными документами, подписанными равнозначными документами, подписанными равнозначными документами, подписанными собственноручными подписями „относительно электронных подписей“ относительно электронных подписей». Представленная ООО «Пегас» распечатка кассовой книги, а также синдикат по банкротству ООО «Пегас» не содержат расширенной специальной электронной подписи, что не соответствует положениям п.4.7п. Указания N 3210-У и ст. 5.1.1.1.6.6 604. 2011 г. N 63-ФЗ».
Выбор судебных решений 2022: «Электронные подписи» применительно к статье 5 Федерального закона «Об электронных подписях» «Расходные кассовые ордера не подписаны ни казначеем, ни руководителем ООО „Пегас“ и не содержат печати представленной кассовой книги». Усиленная специальная электронная подпись не соответствует положениям подпункта 4 пункта 4 Директивы N 3210-У, подпункта 4. 7. 4. 7п. директивы N 3210-У и подпункту 1 статьи 5, подпункту 6 статьи 1, подпункту 604 статьи 6. 2011 N 63-ФЗ».
Статьи, комментарии и ответы на вопросы
Сиюминутное решение: два листа фондовой книги, распечатываемые казначеем в конце каждого рабочего дня, после подведения итогов и проставления знаков, с указанием обязанности вести фондовую книгу и порядка ее ведения (КонсультантПлюс, 2024). Они должны быть пронумерованы. Обычно программа автоматически нумерует листы в порядке возрастания с начала года.
Типичная ситуация: кассовый процесс (Издательство «Главная книга», 2024 г.) Бухгалтерская программа автоматически формирует ежедневную кассовую книгу, которая составляется ПКО или РКО. В конце дня необходимо распечатать и подписать два одинаковых листа кассовой книги. Первый экземпляр — это книга фондов, которая хранится у бухгалтера. Второй — отчет казначея о работе казначейства. К нему прилагаются все ПКО и РКО за день.
Регулирующие органы.
Отраслевая специфика бухгалтерского учета социально-трудовой сферы по корреспонденции счетов по формальным признакам (утв. Минздравсоцразвития РФ 19.02.2008) для учреждений социально-трудовой сферы») в конце рабочего дня, если ведение фондовой книги осуществляется автоматизированным способом казначей обязан распечатать лист-вкладыш и отчет по фонду, проверить их и подписать. Экспонат казначея вместе с ПКО и РКО, выпущенными в этот день, передается в казначейство для подписи на листе книги учета.
Порядок ведения кассовой книги в электронном виде
В настоящее время допускается ведение фонда в электронном виде. Однако существуют четкие предписания, которые не следует нарушать. Как правильно составить электронную книгу кассы, нужно ли ее распечатывать и как хранить — ответы на эти вопросы вы найдете в нашей статье.
Что значит вести кассовую книгу в электронном виде
Кассовые книги в электронном виде ведутся на персональном компьютере с помощью программного обеспечения. Существует два варианта ведения кассовых книг в электронном формате
1. хранить книги в электронном виде, пока они ведутся в печатном
Кассовая книга заполняется казначеем. В своей деятельности он руководствуется Указанием Банка России № 3210-У от 11 марта 2014 г. Казначей заполняет кассовую книгу после получения из бухгалтерии кассовой команды (ПКО и РКО).
Для корректной работы кассовой книги эксперты КонсультантПлюс дают подробные инструкции. Изучите материал, получив бесплатный тестовый доступ к системе К+.
Требования к соблюдению кассовой дисциплины — в документе «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Казначей заполняет книгу фондов в течение рабочего дня. В конце дня он сверяет записи с основными полученными документами и выявляет остаток денег в кассе. Затем он распечатывает два экземпляра листа кассовой книги, ставит свою подпись и идет к бухгалтеру для сверки с основными документами (ПКО, РКО и т. д.). Нумерация листов должна быть непрерывной с начала года.
Один из экземпляров листа кассовой книги, включая оригиналы ПКО и РКО, остается у бухгалтера, на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает его казначею. Эти действия можно выполнить в бухгалтерской программе «1-С» (вкладные листы и фондовые экспонаты). К концу года книги фондов, распечатанные с помощью электронной версии, должны быть пронумерованы, сшиты и скреплены печатью.
Правильность ведения книги фондов контролируется ответственным бухгалтером.
С 30.11.2020 отдельные подразделения, которые не соблюдают кассовый режим, но передают его головному фонду, имеют право не вести книгу фондов.
2. ведение кассовой книги в полностью электронном формате
При работе с кассовым аппаратом используются бухгалтерские программы (например, 1-С, информационный аудит, налогоплательщик ЮЛ). Электронная подготовка кассовых аппаратов должна обеспечивать защиту информации от
В конце рабочего дня Казначей обращается к Электронной книге Фонда и закрывает ее в обычном режиме. Книга фонда на ПК авторизуется Казначеем с помощью электронной подписи. Электронная подпись книги фонда осуществляется в соответствии с положениями закона от 6 апреля 2011 г., ст. 63-ФЗ: электронная подпись — это информация, прикрепленная к электронному документу и служащая для идентификации лица, его подписавшего. Подлинность электронной подписи проверяется с помощью базового сертификата, выданного удостоверяющим центром. После подписания фондовой книги электронной подписью казначея внесение изменений не допускается (п. 4. 7 Указания Банка России 3210-У от 11.03.14).
При соблюдении вышеуказанных требований обеспечивается целостность документа в электронной форме. В этом случае электронные документы признаются равнозначными печатным документам (п. 1 ст. 6 Закона от 06. 04. 2011 № 63-ФЗ). Хранение документов в электронном виде гарантирует руководитель компании.
Кассовая книга онлайн
Электронные кассовые аппараты избавили компании от необходимости вести специальную кассовую документацию. Однако кассовые книги по-прежнему необходимы организациям, торгующим наличными.
Сегодня при соблюдении определенных условий можно вести кассовые книги в электронном виде. Обратите внимание на то, как правильно заполняется кассовая книга, как она подписывается и нужно ли ее постоянно распечатывать.
Когда можно не вести кассовую книгу
В книге учета фондов бухгалтер регистрирует расходы на инкассацию и наличные деньги. Если организация работает только с безналичными платежами: например, принимает оплату картами через сайт интернет-магазина и крауд-фонды, выплачивает зарплату сотрудникам на карты, решает вопросы с безналом на носителях, кассовая книга не нужна в качестве регистра бухгалтерского учета не требуется.
Предпринимателям даже не нужна книга: они могут обойтись без ПКО, РКО и книги учета средств (Банк России Банк № 3210/3/3 март 3210).
После завершения кассовой операции другой участок, который направляет наличную выручку в фонд материнской организации и не оставляет ее себе, не может вести книгу учета фондов.
В противном случае, если предприятие работает с наличными, оно обязано хранить книги. Ни специальное налогообложение, ни электронные кассовые аппараты, ни ежедневная сдача наличной выручки в банк не освобождают вас от этой обязанности.
По каким правилам оформляют кассовую книгу
Существует несколько правил работы с книгой:
В соответствии с указаниями Банка России от 11 марта 2014 года, существует три способа ведения книги фондов: 3210-у:
Как заполнять электронную кассовую книгу
Большинство компаний ведут учет с помощью бухгалтерского сервиса, который автоматически создает листы книги фондов в соответствии с кассовыми и расходными книгами и рассчитывает баланс книги фондов на конец дня. Аналогичным образом сервис автоматически заполняет обложку книги, а также формирует последнюю страницу при печати архива. На ней указывается количество страниц, остается место для даты и подписи директора и бухгалтера.
Данные о движении денежных средств можно вручную внести в бухгалтерскую программу. В конце рабочего дня бухгалтер передает бухгалтеру отчет о закрытии смены, а бухгалтер передает данные о поступлениях и выдачах, денежных выплатах на счет — в виде ПКО и РКО. В этом случае важна точная и своевременная передача отчетов из фондов в бухгалтерию и кассовой документации в систему. Сегодня бухгалтеры также могут просматривать данные о поступлениях и расходах через онлайн-кассу Trand ofd.
Если в бухгалтерской службе установлена товароучетная система или кассовая программа, то отчеты о закрытии смены с информацией о приходах и расходах автоматически поступают в бухгалтерию и преобразуются в ПКО и РКО. На их основе формируются фондовые книги. В этом случае важно проверить передачу отчетов из фонда в бухгалтерию. Кроме того, вовремя оформляется кассовая документация, например, выдача счетов.
Реже кассовая книга хранится на компьютере в офисном приложении, например Excel. Казначей или бухгалтер вводит в соответствующее поле информацию о поступлениях и расходах и сопоставляет собранные или выплаченные деньги. Такой способ ведения книги не сильно отличается от рукописного дополнения и требует особого внимания со стороны сотрудника.
Как подписать книгу электронной подписью
Книга учета средств может вестись полностью в электронном виде без печати (п. 4. 7 Указания Банка России от 3 марта 2013 года № 3210-У). Электронный образец книги может отличаться по внешнему виду от формы КО-4, но должен содержать те же графы.
Для ведения книги только в электронном виде необходимо соблюдение следующих условий (ст. 6 № 63-ФЗ от 63 апреля 2011 г.)
Минфин и ФНС не согласны с тем, какую подпись следует использовать для заверения электронных кассовых документов. Минфин сообщил, что для подтверждения налоговых расходов необходимо использовать специальные усиленные подписи (письма Минфина России от 9 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/43920, от 12 апреля 2013 г. № 12250 и от 23. 01. 2013 г. № 12250). Федеральная налоговая служба отмечает, что стороны могут применять простые и (или) усиленные неуникальные электронные подписи электронных документов, прилагаемых к юридически значимым договорам (письма ФНС России от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/ 489, 24. 11. 2011 нет.
Как видно, компания самостоятельно принимает решение о типе подписи, но безопаснее использовать усиленную специальную электронную подпись, чтобы гарантировать себя от возможных претензий со стороны регулирующих органов.
Если бухгалтерская программа поддерживает вышеуказанные требования, то печатать кассовую книгу не нужно. Кассир и бухгалтер будут просто каждый день заверять очередной лист книги с помощью подписи, и тогда на листах ничего не изменится. В конце года кассир, бухгалтер и руководитель подписывают итоговый лист в электронном виде.
Как распечатать и подписать кассовую книгу
Не всегда можно заверить книгу фондов, содержащую электронные подписи, например, у кассира и бухгалтера нет отдельных КЭПов. Затем книгу необходимо распечатать, поставить подписи на каждой странице и на последнем листе, подписать и хранить в течение пяти лет с момента окончания года.
Листы книги фондов печатаются и подписываются казначеем и бухгалтером соответственно. Нумерация листов ведется непрерывно с начала года. Ранее книга печаталась в двух экземплярах: один лист изготавливался кассиром, а другой заполнялся по календарю отчетности казначея. Однако обязательное соблюдение календаря отчетности было отменено для тех, кто работает в электронном фонде (письмо Минфина России от 23 августа 2017 г. № 03-01-15/54156).
Традиционно книга учета печатается и подписывается в конце рабочего дня, в который была проведена кассовая операция. Этого требует пункт 2.5 Положения ЦБ РФ № 373-П. 2011, вступившего в силу с 1 января 2011 года. 373-П. 2011, утратившего силу с 1 июня 2014 года; некоторые компании руководствуются бухгалтерскими соображениями. На практике организации редко печатают ежедневные листы кассовой книги. В последние годы количество кассовых операций значительно сократилось. Книга печатается, подписывается, прошивается, хранится и отправляется в конце года.
Предприятия могут составлять «комбинированные» книги учета средств, подписанные как электронной, так и традиционной подписью (письмо Центрального банка РФ от 11 августа 2014 г. № 29-1-1-1-ОЭ/3002). Например, удаленный бухгалтер создает кассовый документ, заверяет его электронной подписью и отправляет бухгалтеру. Если у бухгалтера нет электронной подписи, он распечатывает документ и ставит собственноручную подпись.
Могут ли оштрафовать за отсутствие кассовой книги
Если в ходе налоговой проверки инспектор обнаружит отсутствие книги учета средств, заверенной необходимыми подписями, учреждение может быть оштрафовано за нарушение кассовой дисциплины. Отсутствие книги или неправильное оформление грозит санкциями (ст. 15.1 КоАП РФ):
Однако бухгалтеры не являются работниками и не могут быть оштрафованы налоговыми органами.
Татьяна Евдокимова, контур. эксперт в бухгалтерской службе